De succesfactoren van exit-mediation: wat maakt het verschil?

Wat bepaalt of een exit-mediation slaagt?

Een exit-mediation slaagt zelden alleen omdat partijen het eens worden over een bedrag. Een zorgvuldige beëindiging vraagt meer: voldoende aandacht voor wat er is gebeurd, inzicht in de belangen achter de standpunten, tijdige betrokkenheid van adviseurs en een voortvarend proces waarin realistische afspraken worden gemaakt.

Wie de eerste fase overslaat, onderhandelt later vaak over emoties in euro’s.

10 aandachtspunten voor een succesvolle exit-mediation

1. Eerst ruimte voor het verleden

Ook wanneer herstel van de arbeidsrelatie niet meer mogelijk lijkt, is het meestal niet verstandig om direct over een vertrekregeling te onderhandelen.

Aan een arbeidsconflict gaat vaak een geschiedenis vooraf. Partijen kunnen zich niet gehoord, niet gewaardeerd, beschadigd of onrechtvaardig behandeld voelen. Als daarvoor geen ruimte is geweest, blijven die ervaringen tijdens de onderhandelingen terugkomen.

Het doel is niet om alsnog vast te stellen wie gelijk heeft. Partijen hoeven het verleden ook niet hetzelfde te zien. Wel is het belangrijk dat zij hun pijnpunten kunnen benoemen en dat er enig begrip ontstaat voor het perspectief van de ander.

Deze fase hoeft niet eindeloos te duren. De mediator bewaakt de voortgang en zorgt ervoor dat beide partijen ruimte krijgen om hun perspectief en pijnpunten te delen. Zodra beide partijen ervaren dat daarvoor voldoende ruimte is geweest, kan de aandacht verschuiven naar hun belangen en de toekomst.

2. Duidelijkheid over de gekozen richting

Exit-mediation werkt alleen wanneer beide partijen bereid zijn om beëindiging van het dienstverband als mogelijke oplossing te onderzoeken.

Dat betekent niet dat vooraf al overeenstemming moet bestaan over alle voorwaarden. Wel moet duidelijk zijn welke richting partijen onderzoeken.

Wanneer de werkgever al over een vertrekregeling wil onderhandelen, terwijl de werknemer nog volledig inzet op herstel, praten partijen langs elkaar heen. De mediator moet daarom toetsen:

Is voor beide partijen duidelijk welke richting wordt onderzocht?
Is er voldoende bereidheid om over vertrek te spreken?
Zijn er nog alternatieven die eerst serieus moeten worden bekeken?
Hebben partijen voldoende informatie om een bewuste keuze te maken?

Een exit mag niet stilzwijgend als vaststaande uitkomst worden gepresenteerd. Soms ontstaat de keuze voor vertrek pas tijdens de mediation, bijvoorbeeld wanneer blijkt dat herstel onvoldoende perspectief biedt.

3. Onderhandelen vanuit belangen, niet alleen vanuit bedragen

Standpunten zijn vaak snel duidelijk:

“Ik wil deze vergoeding.”
“Wij betalen niet meer dan dit bedrag.”
“Ik wil per direct weg.”
“De werknemer moet eerst werkzaamheden overdragen.”

Achter die standpunten liggen meestal andere belangen. Een werknemer kan behoefte hebben aan financiële zekerheid, erkenning, rust, bescherming van zijn reputatie of voldoende tijd om ander werk te vinden. Een werkgever kan behoefte hebben aan continuïteit, een zorgvuldige overdracht, duidelijkheid voor het team en beperking van juridische en financiële risico’s.

Wanneer alleen over bedragen wordt onderhandeld, blijven veel oplossingsmogelijkheden buiten beeld. Een goede exitregeling kan ook afspraken bevatten over:

de einddatum en opzegtermijn;
vrijstelling van werkzaamheden;
loondoorbetaling tot de einddatum;
vakantiedagen en vakantietoeslag;
een vergoeding;
juridische kosten;
opleiding of outplacement;
een referentie of getuigschrift;
communicatie naar collega’s en relaties;
overdracht van werkzaamheden;
concurrentie- en relatiebedingen;
teruggave van bedrijfsmiddelen;
geheimhouding en finale kwijting;
eventuele nazorg.

Juist de combinatie van deze onderdelen maakt maatwerk mogelijk.

4. Bij ziekte stilstaan bij belastbaarheid en herstel

Wanneer een werknemer ziek is, vraagt exit-mediation extra zorgvuldigheid. Eerst moet duidelijk zijn of de werknemer medisch in staat is om aan de mediation deel te nemen en of daarbij aangepaste voorwaarden nodig zijn. De bedrijfsarts adviseert over deze belastbaarheid; de mediator beoordeelt dit niet zelf.

Daarnaast moeten partijen niet alleen kijken naar de voorwaarden van vertrek, maar ook stilstaan bij de vraag of er zicht is op herstel en wat dit betekent voor de timing van de beëindiging. Zolang herstel nog niet in beeld is, kan een directe beëindiging aanzienlijke gevolgen hebben voor inkomen en uitkering.

Soms is het daarom verstandiger de mediation tijdelijk op te schorten of de mogelijke afspraken al voor te bereiden en pas later definitief te maken. De bedrijfsarts kan, voor zover mogelijk, adviseren over het herstelperspectief. De eigen adviseurs van partijen beoordelen de juridische en financiële gevolgen van de beëindiging.

5. Adviseurs vroegtijdig betrekken

Bij exit-mediation is vroegtijdige betrokkenheid van juridische adviseurs belangrijk. Niet om het gesprek over te nemen, maar om ervoor te zorgen dat partijen weten waar zij mee instemmen.

Een adviseur kan:

uitleg geven over de juridische positie;
verwachtingen toetsen;
mogelijke gevolgen voor inkomen en uitkeringen bespreken;
aandachtspunten voor de overeenkomst signaleren;
conceptafspraken juridisch controleren;
helpen voorkomen dat aan het einde nieuwe bezwaren ontstaan.

Als adviseurs pas worden ingeschakeld wanneer partijen denken dat zij eruit zijn, kan een bijna bereikt akkoord alsnog stranden. Een bezwaar dat eerder besproken had kunnen worden, wordt dan plotseling een breekpunt.

De mediator bewaakt het proces en blijft onpartijdig. De mediator is geen juridisch adviseur van een van de partijen. Iedere partij moet daarom voldoende gelegenheid krijgen om eigen advies in te winnen.

Het helpt wanneer adviseurs vroegtijdig bij het traject worden betrokken of tijdens de onderhandelingen bereikbaar zijn. Wanneer zij aan gesprekken deelnemen of inhoudelijke informatie uit de mediation ontvangen, moet hun betrokkenheid voor alle partijen duidelijk zijn en moeten ook zij zich aan de geheimhouding verbinden.

De adviseurs ondersteunen hun eigen cliënt bij het nemen van een geïnformeerde beslissing. De onderhandelingen blijven echter onderdeel van het mediationproces. Zo wordt voorkomen dat buiten de mediation verschillende onderhandelingslijnen ontstaan en de regie verloren gaat.de onderhandelingen bereikbaar zijn. Wanneer zij aan gesprekken deelnemen of inhoudelijke informatie uit de mediation ontvangen, moet hun betrokkenheid voor alle partijen duidelijk zijn en moeten ook zij zich aan de geheimhouding verbinden.

6. De juiste mensen en voldoende mandaat aan tafel

Een exit-mediation kan alleen voortvarend verlopen wanneer de aanwezigen daadwerkelijk afspraken kunnen maken.

Aan werkgeverszijde moet duidelijk zijn wie bevoegd is om te onderhandelen over bijvoorbeeld de vergoeding, einddatum, vrijstelling van werkzaamheden, communicatie en overdracht.

Als iedere stap opnieuw intern moet worden voorgelegd, verliest het proces tempo en ontstaat onzekerheid over de waarde van een voorstel.

Mandaat betekent niet dat alles vooraf onbeperkt moet zijn goedgekeurd. Wel moet duidelijk zijn:

binnen welke ruimte kan worden onderhandeld;
wie uiteindelijk toestemming moet geven;
hoe snel die toestemming kan worden verkregen;
welke onderwerpen vooraf intern moeten worden afgestemd.

Ook de werknemer moet voldoende voorbereid zijn om keuzes te kunnen maken en weten bij wie hij juridisch of financieel advies kan krijgen.

7. Voortvarendheid en regie over het proces

Exit-mediation vraagt tijd voor zorgvuldigheid, maar verdraagt slecht dat het proces wekenlang stilvalt.

Langdurige tussenpozen leiden vaak tot:

nieuwe incidenten;
toenemende onzekerheid;
verdere juridisering;
overleg buiten de mediation om;
verharde standpunten;
verlies van vertrouwen in het proces.

Daarom worden bij voorkeur vooraf afspraken gemaakt over het tempo van de mediation, de beschikbaarheid van adviseurs, reactietermijnen en de manier waarop voorstellen worden uitgewerkt.

Voortvarendheid betekent niet dat partijen onder druk een overeenkomst moeten tekenen. Het betekent wel dat zij verantwoordelijkheid nemen voor het proces en binnen afgesproken termijnen reageren.

Onderhandelingen horen bovendien zo veel mogelijk binnen het afgesproken mediationproces plaats te vinden. Wanneer partijen of hun adviseurs daarnaast verschillende onderhandelingslijnen openen, raakt de regie gemakkelijk zoek. De mediator blijft daarom duidelijk de regisseur van het proces.

8. Realistische verwachtingen over de alternatieven

Een belangrijke succesfactor is dat beide partijen niet alleen naar hun gewenste uitkomst kijken, maar ook eerlijk onderzoeken wat er gebeurt als zij géén overeenstemming bereiken. Dit wordt ook wel het beste alternatief zonder overeenkomst genoemd.

Voor de werknemer kunnen bijvoorbeeld de volgende vragen spelen:

Hoe kansrijk is terugkeer in de huidige functie werkelijk?
Hoe ziet de arbeidsmarkt eruit binnen het vakgebied en de regio?
Hoe lang kan het naar verwachting duren om vergelijkbaar werk te vinden?
Is het huidige salaris ook elders realistisch?
Welke ondersteuning, opleiding of zoektijd is nodig?
Wat betekenen ziekte of beperkingen voor de mogelijkheden op de arbeidsmarkt?

Dit vraagt om een realistische blik, maar niet om de boodschap dat een werknemer “dan maar minder moet verwachten”. De arbeidsmarktpositie verschilt sterk per persoon, sector, leeftijd, ervaring en belastbaarheid. Juist daarom moet deze positie concreet worden onderzocht.

Ook de werkgever moet zijn alternatief realistisch beoordelen:

Wat kost voortzetting van het conflict?
Hoe groot is het risico op langdurig verzuim?
Welke managementtijd en juridische kosten zijn ermee gemoeid?
Is terugkeer praktisch nog uitvoerbaar?
Wat zijn de gevolgen voor het team?
Hoe zeker is de uitkomst van een juridische procedure?

Een redelijke regeling ontstaat meestal pas wanneer beide partijen niet alleen hun ideale uitkomst, maar ook hun werkelijke alternatief onder ogen zien. Gelijk hebben betekent bovendien niet automatisch gelijk krijgen.

9. Een complete en zorgvuldig beoordeelde overeenkomst

Een mondeling akkoord op hoofdlijnen is nog geen geslaagde exit. De afspraken moeten volledig, begrijpelijk en zorgvuldig worden vastgelegd, meestal in een vaststellingsovereenkomst.

Daarbij moet onder meer duidelijk zijn op welke wijze en per welke datum het dienstverband eindigt, welke financiële en praktische afspraken gelden en hoe partijen omgaan met communicatie, geheimhouding en finale kwijting.

Een werknemer heeft bij beëindiging met wederzijds goedvinden een wettelijke bedenktermijn. Ook moet aandacht worden besteed aan de opzegtermijn en aan de formulering van het initiatief tot beëindiging, omdat deze van belang kunnen zijn voor een eventuele WW-uitkering.

Bij ziekte verdienen de medische situatie, de timing van de beëindiging en de mogelijke gevolgen voor inkomen en uitkering extra aandacht.

De mediator helpt partijen om de relevante onderwerpen te bespreken en de gemaakte afspraken helder vast te leggen. De mediator vervangt echter niet de eigen juridisch adviseur en kan niet garanderen dat iedere juridische of uitkeringsrechtelijke consequentie wordt uitgesloten. Daarom moet iedere partij voldoende gelegenheid krijgen om de overeenkomst door een eigen adviseur te laten beoordelen.

10. Een passende afronding

Een exit-mediation gaat niet alleen over de juridische beëindiging van het dienstverband. Ook de manier waarop partijen uit elkaar gaan, kan belangrijk zijn.

Afspraken over communicatie, een afscheid, een positieve referentie of een zorgvuldige overdracht kunnen bijdragen aan rust en duidelijkheid. Voor de werknemer kan dit helpen bij de volgende stap. Voor de werkgever kan het bijdragen aan continuïteit en een correcte afronding richting collega’s en relaties.

Partijen hoeven geen vrienden te worden. Wel kunnen zij ervoor kiezen om niet als vijanden uit elkaar te gaan.

De aanpak van Van Opstal & Partners

Bij Van Opstal & Partners doorlopen partijen ook bij exit-mediation de verschillende fasen van mediation:

aandacht voor de pijnpunten en de geschiedenis;
inventarisatie van belangen en behoeften;
onderhandelen over concrete oplossingen en deze vastleggen.

Die structuur voorkomt dat partijen te snel in een onderhandeling over geld terechtkomen. Tegelijkertijd houden we het proces voortvarend. Exit-mediation is geen traject zonder einde, maar vraagt duidelijke voorbereiding, betrokken adviseurs en regie aan tafel.

Binnen arbeidsmediation kunnen herstel en vertrek beide worden onderzocht. Zodra partijen bewust kiezen om over beëindiging te onderhandelen, richt de mediation zich op de voorwaarden waaronder zij zorgvuldig uit elkaar kunnen gaan.

Conclusie

De belangrijkste succesfactor van exit-mediation is niet één onderdeel, maar de combinatie van:

voldoende ruimte voor het verleden;
duidelijkheid over de richting;
aandacht voor de belangen achter de standpunten;
tijdige betrokkenheid van adviseurs;
voldoende mandaat aan tafel;
een realistisch beeld van de alternatieven;
voortvarendheid en duidelijke procesregie;
een complete en zorgvuldig beoordeelde overeenkomst;
een passende afronding.

Een goede exit-mediation maakt niet alleen een einde aan het dienstverband. Zij helpt partijen ook duidelijkheid te creëren, verdere escalatie te voorkomen en met zo min mogelijk onnodige schade uit elkaar te gaan.

Wil je dat we even met je meedenken? Je kunt ons bellen op 024-3660944.