Conflict met uw leidinggevende: wanneer is mediation verstandig?

Mediation is verstandig wanneer een conflict met uw leidinggevende niet meer in een rechtstreeks gesprek kan worden opgelost en de samenwerking, het functioneren of de gezondheid onder druk komt te staan.

Voorwaarde is wel dat beide partijen bereid zijn om te onderzoeken wat er speelt en samen op zoek willen naar uitkomst die werkbaar is. Dat betekent niet dat zij het vooraf met elkaar eens moeten zijn of schuld moeten erkennen. Er moet wel bereidheid en enige ruimte zijn om naar elkaar te luisteren en mogelijke oplossingen te onderzoeken.

Arbeidsmediation is voor alle partijen spannend. Wilt u weten waar u aan toe bent? In dit blog leggen we u alles uit. U kunt ons ook altijd een vraag stellen via ons contactformulier.

Neem contact op

Wanneer is er sprake van een conflict?

Bij een conflict denken we vaak aan een openlijke ruzie. Op het werk is een conflict echter lang niet altijd zichtbaar. Soms wordt er juist nauwelijks meer gesproken, blijven dezelfde meningsverschillen terugkomen of blijken werknemer en leidinggevende heel andere verwachtingen van elkaar te hebben.

Een conflict met een leidinggevende kan bijvoorbeeld op de volgende manieren zichtbaar worden.

1. U praat niet meer echt met elkaar

Gesprekken worden vermeden. Het contact verloopt vooral per e-mail of partijen praten met HR, collega’s of de bedrijfsarts over elkaar in plaats van met elkaar.

De communicatie kan voorzichtig, formeel of juist scherp worden. Soms lijkt er sprake van rust, maar worden alleen nog de strikt noodzakelijke onderwerpen besproken. Problemen blijven daardoor onder de oppervlakte bestaan.

2. U bent het steeds ergens over oneens

Er kan verschil van inzicht bestaan over bijvoorbeeld:

het functioneren van de werknemer;
de verdeling of uitvoering van werkzaamheden;
de manier van leidinggeven;
de hoogte van de werkdruk;
gemaakte afspraken;
een beoordeling of verbetertraject;
de wijze waarop besluiten tot stand komen.

Een meningsverschil is op zichzelf nog geen conflict. Daarvan is vooral sprake wanneer het niet lukt om het verschil goed te bespreken of op te lossen. De inhoudelijke discussie krijgt dan steeds meer een persoonlijke lading.

3. De verwachtingen lopen uiteen

Werknemer en leidinggevende kunnen verschillende verwachtingen hebben over taken, verantwoordelijkheden, zelfstandigheid, bereikbaarheid, samenwerking of gewenst gedrag.

De leidinggevende verwacht bijvoorbeeld meer initiatief, terwijl de werknemer behoefte heeft aan duidelijke instructies. Of de werknemer denkt goed te functioneren, terwijl de leidinggevende al langere tijd ontevreden is, maar dit onvoldoende concreet heeft uitgesproken.

Vaak worden deze verschillen pas duidelijk wanneer de teleurstelling al is ontstaan.

De drie vormen lopen in de praktijk regelmatig door elkaar. Onduidelijke verwachtingen leiden tot irritatie, een inhoudelijk verschil krijgt een persoonlijke lading en uiteindelijk praten partijen niet meer vrijuit met elkaar. Wat klein begint, kan zo de samenwerking, het functioneren en soms ook de gezondheid beïnvloeden.

Wanneer kunt u het conflict eerst zelf bespreken?

Niet ieder conflict vraagt direct om mediation. Een rechtstreeks gesprek kan voldoende zijn wanneer:

beide partijen nog naar elkaar kunnen luisteren;
het probleem redelijk duidelijk en afgebakend is;
emoties het gesprek niet volledig beheersen;
er nog voldoende vertrouwen bestaat om afspraken te maken;
eerdere gesprekken niet steeds op hetzelfde punt zijn vastgelopen.

Het helpt om vooraf te bedenken wat u concreet wilt bespreken. Benoem niet alleen wat de ander volgens u verkeerd doet, maar ook wat dit met u doet, wat u nodig heeft en welke verandering u voor de toekomst wenst.

Een gesprek wordt lastiger wanneer alles wat in de afgelopen jaren is misgegaan in één keer op tafel komt. Probeer onderscheid te maken tussen:

de directe aanleiding;
het onderliggende patroon;
de gevolgen voor de samenwerking;
de gewenste oplossing.

Daarmee voorkomt u dat het gesprek alleen een opsomming van verwijten wordt.

Wanneer is mediation verstandig?

Mediation kan zinvol zijn wanneer werknemer en leidinggevende het conflict niet meer zelfstandig kunnen doorbreken, maar nog wel bereid zijn om aan een oplossing te werken.

Signalen daarvoor zijn bijvoorbeeld:

gesprekken herhalen zich zonder resultaat;
dezelfde gebeurtenissen worden heel verschillend uitgelegd;
het vertrouwen neemt steeds verder af;
de communicatie verloopt bijna uitsluitend schriftelijk;
feedback over het functioneren leidt direct tot discussie;
één of beide partijen vermijden het contact;
het conflict belemmert het werk of de re-integratie;
HR of een hogere leidinggevende heeft geprobeerd te helpen, maar zonder blijvend resultaat;
de samenwerking staat onder druk, terwijl nog niet duidelijk is of herstel mogelijk is;
één van de partijen denkt aan een andere functie of vertrek, maar hierover wordt nog niet open gesproken.

Een mediator brengt structuur aan in het gesprek en helpt partijen om onderscheid te maken tussen standpunten, belangen, verwachtingen en emoties. De mediator bepaalt niet wie gelijk heeft en neemt geen beslissing. Werknemer en werkgever houden zelf de regie over de uitkomst.

Moeten partijen vooraf al weten wat zij willen?

Nee. Partijen hoeven vooraf niet precies te weten of zij de samenwerking willen herstellen of uit elkaar willen gaan.

Het kan juist een doel van de mediation zijn om dit te onderzoeken. Soms blijkt tijdens de gesprekken dat herstel mogelijk is als verwachtingen worden uitgesproken en nieuwe afspraken worden gemaakt. In andere situaties ontstaat de duidelijkheid dat verdere samenwerking niet meer realistisch is.

Mediation kan dan gericht zijn op een zorgvuldig afscheid, ook wel exitmediation genoemd. De adviseurs van partijen kunnen daarbij helpen om de praktische en juridische gevolgen van mogelijke afspraken te beoordelen. De mediator blijft verantwoordelijk voor het proces en de communicatie, niet voor juridisch advies.

Wat wel nodig is, is dat beide partijen bereid zijn om serieus aan het gesprek deel te nemen. Mediation vraagt niet dat iemand de lezing van de ander accepteert of schuld erkent. Er moet wel enige bereidheid bestaan om te luisteren, informatie uit te wisselen en mogelijke oplossingen te onderzoeken.

Enthousiasme is dus niet vereist. Een minimale opening wel.

Kan mediation ook bij ziekte of re-integratie?

Wanneer een conflict leidt tot ziekteverzuim of de re-integratie belemmert, kan mediation helpen om de communicatie weer op gang te brengen. De bedrijfsarts kan beoordelen of de gezondheidssituatie deelname aan mediation toelaat en of daarbij bepaalde voorwaarden nodig zijn.

De rollen moeten daarbij duidelijk blijven:

de bedrijfsarts beoordeelt de medische belastbaarheid;
de mediator begeleidt het gesprek over het conflict;
werknemer en werkgever blijven verantwoordelijk voor de re-integratie.

De mediator beoordeelt niet of iemand arbeidsongeschikt is en geeft geen oordeel over de medische situatie. Soms is eerst rust nodig. In andere situaties kan een tijdig gesprek juist voorkomen dat het conflict en het verzuim verder oplopen.

Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen iets niet kunnen en iets niet willen. Als deelname medisch niet mogelijk is, moet daarmee rekening worden gehouden. Als iemand vooral niet wil deelnemen vanwege boosheid, wantrouwen of weerstand, kan het helpen om die belemmering eerst bespreekbaar te maken.

Wanneer is mediation minder geschikt?

Mediation is niet in iedere situatie de juiste eerste stap. Een andere aanpak kan nodig zijn wanneer:

een partij uitsluitend een oordeel wil over wie gelijk heeft;
er geen enkele bereidheid bestaat om met de ander te spreken;
sprake is van een acute onveilige situatie;
mogelijke integriteitsschendingen eerst onafhankelijk moeten worden onderzocht;
een formele klacht of andere beslissing nodig is;
de werknemer op dat moment medisch niet in staat is om deel te nemen.

Ook wanneer het besluit om de arbeidsrelatie te beëindigen feitelijk al vaststaat, moet daarover duidelijkheid bestaan. Mediation mag dan niet worden gepresenteerd als een open gesprek over herstel als die mogelijkheid er niet meer is.

Een mediation over de voorwaarden van een mogelijk vertrek kan nog steeds zinvol zijn, maar heeft een ander doel. Partijen kunnen dan bijvoorbeeld afspraken maken over de manier waarop zij uit elkaar gaan, de communicatie daarover en een zorgvuldige afronding.

Hoe verloopt arbeidsmediation?

Bij Van Opstal & Partners werken we met een korte en doelgerichte aanpak. De mediation kent in hoofdlijnen drie fasen.

Fase 1: onderzoeken wat er speelt

De mediator spreekt beide partijen afzonderlijk. In deze intakegesprekken is ruimte voor ieders verhaal, zorgen, verwachtingen en doelen. Ook wordt besproken of mediation passend is en wat nodig is om het gezamenlijke gesprek goed te laten verlopen.

Fase 2: het gezamenlijke gesprek

Daarna gaan partijen met elkaar in gesprek onder begeleiding van de mediator. De mediator bewaakt het proces, zorgt ervoor dat beide partijen aan bod komen en helpt om het gesprek constructief te houden.

De nadruk ligt niet alleen op wat er in het verleden is gebeurd, maar vooral op de belangen en behoeften die onder de standpunten liggen. Van daaruit wordt onderzocht of herstel, nieuwe werkafspraken of een andere oplossing mogelijk is.

Fase 3: afspraken maken

Als partijen tot een oplossing komen, worden de afspraken vastgelegd. Dat kan gaan over herstel van de arbeidsrelatie, de re-integratie, de samenwerking of een beëindiging van het dienstverband.

Een mediation is vertrouwelijk. De inhoud van de gesprekken wordt niet zonder toestemming met anderen gedeeld. Een terugkoppeling aan bijvoorbeeld de bedrijfsarts of werkgever blijft daarom beperkt tot wat met partijen is afgesproken.

Wat als beide partijen wel willen, maar niet weten hoe zij moeten beginnen?

Zelfs wanneer werknemer en leidinggevende allebei vinden dat er iets moet gebeuren, komt mediation niet altijd vanzelf van de grond. Wie neemt het initiatief? Wie betaalt de kosten? En hoe vindt u een mediator die door beide partijen als onafhankelijk en geschikt wordt gezien?

Het initiatief kan van beide kanten komen. Een werknemer kan mediation voorstellen, maar ook de leidinggevende, HR, de bedrijfsarts of een adviseur kan op die mogelijkheid wijzen.

Een praktische eerste stap is om kort te benoemen dat de gesprekken vastlopen en dat een onafhankelijke derde kan helpen. Het is belangrijk dat beide partijen betrokken worden bij de keuze van de mediator. Zonder voldoende vertrouwen in de mediator is de kans op een geslaagde mediation kleiner.

Voortvarendheid is daarbij belangrijk. Hoe langer partijen in dezelfde patronen blijven hangen, hoe groter de kans op verdere escalatie, langdurig verzuim of juridische procedures. Een mediationtraject bij Van Opstal & Partners is kort en gericht op praktische oplossingen, met beperkte belasting voor beide partijen.

Conclusie

Mediation is verstandig wanneer een conflict met de leidinggevende niet meer zelfstandig wordt opgelost, maar er nog wel ruimte is om naar een werkbare uitkomst te zoeken.

Die uitkomst kan bestaan uit:

herstel van de samenwerking;
duidelijke nieuwe werkafspraken;
ondersteuning bij re-integratie;
verbetering van de communicatie;
of een zorgvuldig begeleide beëindiging van het dienstverband.

Wacht niet totdat de communicatie volledig is vastgelopen. Hoe eerder mediation wordt ingezet, hoe groter de ruimte voor herstel en hoe kleiner de kans dat het conflict verder escaleert.

Heeft u te maken met een arbeidsconflict en wilt u weten welke mogelijkheden er zijn? Van Opstal & Partners is landelijk actief, zo kunt u rekenen op een mediator die past bij uw situatie en, waar mogelijk, uit de regio komt.

Neem contact op